Sudah banyak contoh surat lembaga sekolah yang dapat Anda cari di berbagai situs internet. Didalam setiap surat terdapat unsur-unsur yang harus ada didalamnya. Tentunya setiap jenis surat akan memiliki unsur yang berbeda. Berikut adalah unsur yang harus diperhatikan dalam menulis surat untuk lembaga sekolah.
1. Kop Surat
Kop surat biasa juga disebut dengan kepala surat. Kop surat biasanya terdiri dari nama instansi, alamat lengkap instansi, nomor telepon dan nomor pos. Serta dilengkapi logo instansi di bagian kiri atas surat.
2. Tanggal Dibuatnya Surat
Pada surat lembaga sekolah terdapat tanggal yang diletakkan pada kanan atas atau pada kiri atas. Biasanya dalam membuat surat dicantumkan alamat tempat penulis menulis surat. Namun pada surat ini tidak dicantumkan tempat dari penulis surat. Karena tempat penulis sudah tertera pada kop surat atau kepala surat.
3. Perihal Surat
Perihal surat merupakan suatu kata yang dapat menunjukkan inti dari surat secara padat dan singkat. Perihal umumnya berbentuk frase. Dimana dimulai dengan menggunakan huruf kapital dan tidak diakhiri tanda titik. Serta perihal tidak diberi garis bawah pada frasenya.
3. Pencantuman Nomor Surat
Surat ini termasuk kedalam golongan surat resmi yang mengharuskan diberi nomor surat, kode dan tahun. Setiap lembaga atau instansi akan mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor. Artinya penulisan nomor surat disesuaikan dengan lembaga atau instansi terkait.
4. Bagian Lampiran
Lampiran berisi lembar tambahan dari surat yang dapat dilampirnya. Lampiran dapat berupa lembaran ataupun bentuk dokumen yang lainnya. Apabila tidak ada lampiran yang akan dicantumkan, Anda dapat menuliskan dengan tanda hubung (-). Lampiran dapat ditulis secara singkat ataupun semua secara lengkap dengan huruf.
5. Isi Surat
Isi surat meliputi pembukaan, isi dan penutup. Dalam pembukaan surat dapat dituliskan dalam beberapa variasi. Tergantung maksudnya, apakah untuk pemberitahuan, permintaan ataupun sebagai surat balasan. Pada isi berisi hal-hal yang akan disampaikan dalam surat.
Isi harus sesuai dengan subjek yang dituju pada surat. Dan penutup berisi salam penutup dan ucarapan terimakasih kepada penerima surat.
6. Nama Terang Pengirim
Dalam menulis surat, harus selalu memberikan nama terang penulis surat. Nama terang ditulis tanpa menggunakan tanda kurung. Untuk penulisan a.n. ditulis atau diketik pada sebelah kiri nama jabatan. Dan nama terang tidak boleh ditulis dengan menggunakan nama kantor.
Berikut adalah contoh surat lembaga sekolah yaitu PMR:
PALANG MERAH REMAJA (PMR)
SMA Negeri 7 GANGNAM
Jalan Sidomulyo No. 7, Kota Gangnam
26 Juli 2021
Nomor : 007/PMR/SMAN-07/I/2021
Lamp : –
Hal : Permohonan Izin
Yth. Kepala PMI Gangnam
Di tempat
Kota Gangnam
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya donor darah SMA Negeri 7 Gangnam di kantor PMI Kota Gangnam, kami mengajukan permohonan izin menggunakan PMI Kota Gangnam.
Adapun pelaksanaan kegiatan kami:
Hari : Sabtu – Minggu
Tanggal : 7 – 8 Agustus 2021
Kami berharap Bapak berkenan memberikan izin kepada kami untuk menyelenggarakan acara kami dengan bantuan layanan PMI Kota Gangnam.
Atas perhatian serta bentuk kerjasama yang baik, kami sampaikan banyak terima kasih.
Salam hormat kami,
Mengetahui : Pembina PMR
Nana Jena, S.Pd. NIP. 19671204200701203
Ketua PMR
Latifah
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 1 Gangnam
Demikian 6 unsur dan contoh surat lembaga sekolah yang benar. Dalam menyampaikan informasi dan meminta izin tentunya harus memenuhi unsur yang ada dalam surat. Tentunya agar surat tersampaikan sesuai dengan tujuan dibuat surat.
